Fichiers clients-prospects: attention aux commentaires

Dans un arrêt du 12 mars 2014, le Conseil d’Etat confirme la décision de la formation restreinte de la CNIL du 5 juillet 2011 prononçant un avertissement public à l’encontre du groupe FONCIA pour commentaires excessifs sur leurs clients et prospects. En effet, à l’occasion d’un contrôle opéré auprès du groupe FONCIA en 2010, la CNIL a constaté dans les fichiers la présence de milliers de commentaires excessifs portant sur des clients ou futurs clients d’agences immobilières, filiales du groupe. Dans le cadre des opérations de vente et de location, ces agences recensent les biens disponibles sur le marché et enregistrent dans leurs fichiers des informations sur les personnes détenant ou recherchant un bien immobilier.

Pour connaître tous les détails, vous pouvez retrouver l’intégralité de l’article ICI 

C’est aussi l’occasion pour la CNIL de rappeler que l’utilisation de zones de commentaires libres (dite également « zones bloc-notes ») est une pratique courante au sein de nombreux organismes. Elle permet par exemple d’assurer le suivi d’un dossier client ou de de personnaliser la relation commerciale. Néanmoins, son usage comporte des risques au regard de la vie privée. La CNIL a déjà sanctionné à plusieurs reprises des dérives.

Rappel des principaux réflexes à adopter :

  • Règle n° 1 : Avoir à l’esprit, quand on renseigne ces zones commentaires, que la personne qui est concernée peut exercer son droit d’accès et lire ces commentaires !
  • Règle n° 2 : Rédiger des commentaires purement objectifs et jamais excessifs ou insultants
  • Règle n° 3 : Ne pas inscrire d’informations se rapportant  à des données sensibles (santé, vie sexuelle, opinions politiques, etc.), des infractions ou des condamnations
  • Règle n° 4 : Sensibiliser les utilisateurs
  • Règle n° 5 : Utiliser des outils conformes à la loi Informatique et Libertés

L’intégralité de l’article est disponible ICI

Source: www.cnil.fr