[Demat] GED ou GEIDE: à vous de choisir…

Mai 2015

Fotolia_54143557_XS-346x307Les échanges lors de nos comités de projets clients sont souvent propices à la question : quelle est la différence entre GED et GEIDE ?

Pour nous, il n’y en a aucune. GEIDE (Gestion électronique d’informations et de documents de l’entreprise ou parfois Gestion électronique de l’information ou de documents existants) et GED (Gestion électronique de documents)  recouvrent toutes deux  l’ensemble des processus visant à gérer et organiser des documents de manière informatisée. Elles touchent toutes les étapes du cycle de vie d’un document, de l’acquisition à l’archivage.

Apparue dans les années 90, la GED permettait de mettre en œuvre uniquement les aspects très spécifiques de traitement des documents, ce n’est finalement que récemment que les  fonctions de circulation et de traçabilité des documents sont apparues. Aujourd’hui, la GED peut intégrer le cœur des processus métier comme la relation client/usager-administré. Également, les différents vecteurs d’échange d’information (courriel, échanges normalisés) contribuent au développement des solutions de GED et on parle plutôt maintenant d’ECM (Enterprise Content Management) qui désigne et fédère l’ensemble des briques Publication, Gestion Documentaire, Travail collaboratif et Gestion des connaissances.

Mais quels sont les attendus d’un projet de GED ? Clairement, quels sont les enjeux à mesurer avant de se lancer  ?

  • La réduction des coûts liés au papier (moins de papier et de consommables)
  • L’accès ubiquiste aux documents (accès simultanés à l’information, de partout dans l’écosystème de l’organisation)
  • La traçabilité et la recherche facilitées (indexation, souplesse de classement)
  • L’intégration dans une démarche Qualité plus large

et quelles sont les limites à bien intégrer dans la réflexion ?

  • Le coût financier (investissement important)
  • Les limites technologiques (un outil ne remplace jamais des mesures d’organisation et de management
  • L’accompagnement au changement et la formation sont indispensables:les difficultés liées à la conduite du changement sont la première cause d’échec des projets de GED et dans 65% des cas de non utilisation de la GED installée, la cause est la mauvaise compréhension du logiciel par ses utilisateurs.

large_istock_000017765581xsmall-small82301Une fois le Go donné au projet de GED, ce dernier doit s’inscrire dans une démarche complète de réflexion organisationnelle et technique qui ne se limite jamais à l’installation d’une simple application. Ainsi, nous préconisons toujours de :

  1. Mettre en place l’organisation projet: quels sont les objectifs, le périmètre fonctionnel. Qui participe au projet ? (COPIL, CDP, contributeurs, …)
  2. Analyser l’existant et les besoins: cerner les processus fonctionnels, établir une typologie des documents produits dans l’organisation, prendre en considération les contraintes. Cette phase est capitale pour la bonne réussite du projet et nous l’abordons généralement par des ateliers de travail et d’échanges qui permettent de se poser les bonnes questions sur la stratégie (orientations, normes, contraintes légales, …), les processus (workflows, alertes, vie des documents, archivage, …), la dématérialisation (formats, reprise et volumes de données, contraintes sécuritaires, …) et les fonctions avancées (modalités d’accès, interfaces, …)
  3. Chercher la solution, en s’appuyant sur des spécifications techniques et fonctionnelles (cahier des charges) permettant de prendre la problématique dans sa globalité, notamment vis à vis de l’intégration au SI global,
  4. Déployer, selon une méthodologie éprouvée et phasée dans laquelle les risques sont mesurés et suivis ainsi que les managers et les utilisateurs impliqués.

Quant aux freins, il est possible de les catégoriser en deux items simples:

  • Les freins contextuels qui concernent la culture de l’entreprise (manque de partage d’informations, …), son organisation (cloisonnement, manque d’implication managériale dans le projet, …)
  • Les freins plus génériques souvent marqués par le manque de temps et de ressources nécessaires au projet et le manque d’évaluation préalable de sa pertinence (règle des 3 U: Utile/Utilisable/Utilisé).

Vous avez un projet de GED ou d’ECM et/ou souhaitez échanger sur nos prestations d’AMOA sur mesure: n’hésitez pas à nous contacter via notre formulaire ou directement notre pôle Conseil (Lionel SCHWARTZ).

 

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